PDF変換では文書をもう一度描画します
DOCXやPPTXには文字だけでなく、フォント、間隔、図形、テーマ、効果、配置情報も保存されています。変換ソフトはそれらを解釈してページを再計算します。
そのためMicrosoft Officeから直接書き出したPDFと、別の変換ソフトで作ったPDFが完全に同じになるとは限りません。
よくある原因はフォントの置き換えです
文書で使ったフォントが変換環境にない場合、別のフォントに置き換えられることがあります。文字幅が少し違うだけでも改行位置が変わり、Wordではページ数まで変わることがあります。
社内専用フォントや手動で追加したフォントを使っている文書は特に確認が必要です。
PowerPointは図形・効果・位置を確認します
スライドではテキストボックス、図形、画像、グラフを重ねて配置することが多く、小さな位置ずれも目立ちます。アニメーションや画面切り替えはPDFでは静的な結果になります。
文字が枠いっぱいに入ったスライドや、複数のオブジェクトが密接しているページは変換後に確認しましょう。
Wordでは改ページと表を先に確認します
段落間隔、ヘッダー・フッター、表の高さ、画像の回り込みが変わると内容が次のページへ送られることがあります。最初のページだけ正常でも全体が同じとは限りません。
長い文書ではページ番号と目次、表が多い文書ではセルの高さと改行を重点的に確認します。
変換前にできる対策
事前に少し整理しておくとレイアウト差を減らせます。
- 変換環境でも使えるフォントか確認する
- テキストボックスや表に余白を残す
- 不要に複雑な効果や重なりを整理する
- Wordの改ページとPowerPointのスライド境界を確認する
- 変換後は表・図形・最終ページまで確認する
レイアウトが重要な文書は元アプリのPDF出力とも比較します
ブラウザでの変換はソフトを別途インストールせずに使えますが、元のOfficeアプリとは描画方法が異なる場合があります。印刷物や提出書類のように配置が重要なら、元アプリから直接PDFを書き出した結果とも比較すると安全です。