Bei der PDF-Konvertierung wird das Dokument neu gerendert
DOCX und PPTX enthalten neben Text auch Schriften, Abstände, Formen, Designs, Effekte und Positionen. Der Konverter interpretiert diese Angaben und berechnet die Seite neu.
Darum kann ein direkt aus Microsoft Office exportiertes PDF anders aussehen als eines aus einem anderen Konverter.
Schriftersetzung ist eine häufige Ursache
Fehlt eine im Dokument verwendete Schrift im Konvertierungsumfeld, kann sie ersetzt werden. Schon kleine Unterschiede in der Zeichenbreite ändern Zeilenumbrüche und in Word möglicherweise auch die Seitenzahl.
Dokumente mit Firmen- oder manuell installierten Schriften sollten besonders geprüft werden.
In PowerPoint Formen, Effekte und Positionen prüfen
Folien kombinieren oft Textfelder, Formen, Bilder und Diagramme. Kleine Verschiebungen fallen schnell auf; Animationen und Übergänge werden in PDF nicht als interaktive Effekte erhalten.
Besonders anfällig sind Folien mit eng gesetztem Text oder stark überlappenden Objekten.
In Word zuerst Seitenumbrüche und Tabellen prüfen
Änderungen bei Absatzabstand, Kopfzeilen, Tabellenhöhe oder Bildumbruch können Inhalt auf die nächste Seite verschieben. Eine korrekte erste Seite bedeutet nicht, dass der Rest identisch ist.
Bei langen Dokumenten Seitenzahlen und Inhaltsverzeichnis, bei vielen Tabellen Zellhöhen und Umbrüche prüfen.
So lassen sich Unterschiede vorab reduzieren
Einige Vorabprüfungen machen das Ergebnis berechenbarer.
- Schriften verwenden, die auch im Zielumfeld verfügbar sind
- In Textfeldern und Tabellenzellen etwas Platz lassen
- Unnötig komplexe Effekte und starke Überlappungen vereinfachen
- Word-Seitenumbrüche und PowerPoint-Foliengrenzen prüfen
- Nach der Konvertierung Tabellen, Formen und letzte Seite kontrollieren
Bei layoutkritischen Dokumenten mit dem Export der Original-App vergleichen
Die Browser-Konvertierung ist bequem, nutzt aber möglicherweise einen anderen Renderer als Office. Für Druckvorlagen oder formale Dokumente sollte das Ergebnis mit dem PDF-Export der Ursprungsanwendung verglichen werden.